Les 5 erreurs majeures à éviter lors de l’organisation d’un séminaire d’entreprise

Vous avez pour projet d’organiser un séminaire d’entreprise ? Parfait ! Aujourd’hui notre cheffe de projet, Mathilde, vous donne les 5 erreurs à éviter lors de l’organisation de votre séminaire.

1.Ne pas définir les objectifs du séminaire 

Vous faites un séminaire tous les ans ou c’est votre premier, mais ne cherchez pas d’objectif derrière ? Mauvaise idée, fixer des objectifs permet de réaliser une ou plusieurs activités adaptées au groupe de personnes et à l’objectif. Le risque, sinon, est de choisir une activité parce qu’elle est populaire ou originale mais déconnectée du contexte actuel de l’entreprise.

Mais alors comment déterminer les objectifs possibles ? Il en existe plusieurs types, cohésion, communication, motivation, intégration… Des dizaines de possibilités existent, le tout est de savoir ce dont votre entreprise a besoin ! Alors lors de votre prochaine organisation de séminaire, définissez un objectif principal et potentiellement des objectifs secondaires afin de créer des liens logiques entre les objectifs, le format de la journée et le type d’activités choisis. Le rôle de LâchezPrise est de traduire votre objectif et votre besoin en expérience concrète. Vous pouvez également vous inspirer des activités variées proposées par notre agence ou de 4 idées insolites pour votre séminaire d’entreprise breton.

2.Délaisser la logistique lors de l’organisation

La logistique est trop souvent perçue comme peu utile, ou secondaire comparée au réel contenu ou à l’activité de la journée de votre séminaire. Résultat ? Elle est gérée à la dernière minute ou délaissée entraînant la découverte de certains problèmes pendant la journée de séminaire.

Mais la logistique, c’est quoi exactement ? Elle regroupe plusieurs aspects ; le lieu, les transports, le matériel, les horaires, la restauration… Ces petits détails qui, lors de l’organisation, paraissent parfois secondaires mais qui ont des répercussions bien plus importantes lors de la journée. Ce sont ces “détails” qui, souvent, marquent négativement les participants (attente, confusion…) et engendrent du stress. C’est pourquoi une agence comme LâchezPrise peut vous aider, grâce à son expérience et son expertise, elle connaît les petits détails pas si futiles qui font la différence dans l’organisation du jour de votre séminaire d’entreprise.

3.Ne pas avoir les bases d’un brief clair 

Un brief c’est un document récapitulatif de toutes les informations importantes et nécessaires pour répondre aux besoins réels. Il contient les objectifs du séminaire, la cible, le nombre de participants, le budget, les contraintes de temps…

Un brief doit être explicite, s’il est trop vague ou incomplet, il peut empêcher la bonne organisation et construction du séminaire car les solutions ne seront pas adaptées aux ressources réelles de l’entreprise et le résultat final sera éloigné des attentes.

Le brief permet de gagner du temps, de l’argent et de l’énergie. Il permet à l’agence de proposer des solutions adaptées dès le premier retour, de planifier les différents postes de dépenses et donc optimiser le budget…

Les éléments à absolument indiquer à l’agence sont l’objectif, le nombre de participants, la date, et le budget. Pour ce qui concerne les activités, la restauration, le lieu ou autre, l’entreprise pourra vous faire des propositions adaptées et vous aider lors de votre choix en fonction des informations décisives du départ.

4.S’y prendre à la dernière minute pour votre organisation 

L’idée de faire un séminaire d’entreprise est souvent déclenchée suite à une décision tardive ou un besoin urgent. Mais les délais trop courts ont un impact réel sur l’organisation. Les choix sont plus limités, que ce soit au niveau du lieu, de l’activité, de la restauration ou autre, et votre choix risque de se faire par défaut. Les coûts sont plus élevés, et votre budget moins optimisé, entraînant soit une baisse de qualité soit moins de prestataires inclus pour votre séminaire. Le stress augmente au niveau de chaque partie (entreprise et agence), les imprévus le jour du séminaire sont plus probables et la personnalisation de l’événement est plus complexe à organiser. Pour éviter tous ces imprévus et avoir le temps de réaliser un séminaire à l’image de votre entreprise, nous conseillons de prévenir l’agence au moins 2 à 3 mois avant la date à laquelle vous souhaitez réaliser votre séminaire.

5.Opter pour des prestataires différents

Lors de l’organisation de votre séminaire, vous aurez un choix varié entre plusieurs prestataires du même secteur ; traiteur, lieu de réunion, lieu de déjeuner, équipe de service…. Souvent, l’offre la plus intéressante est de prendre un prestataire différent pour chaque prestation du séminaire, mais ce n’est pas l’offre la plus intéressante. Parfois, l’organisation montre qu’il est plus intéressant de choisir un lieu qui réalise plusieurs services plutôt que d’avoir des dizaines de prestataires différents. Pourquoi ? Un lieu réalisant plusieurs prestations sera plus flexible sur les horaires et leur adaptabilité. Si votre lieu de réunion est également votre lieu de restauration et que la réunion prend un peu de retard, alors l’équipe de service sera compréhensive sur le léger retard de la réunion. Des retards avec des prestataires différents peut engendrer plus de désaccord et l’équipe de service peut par exemple ajouter une facture pour le retard. Alors quand vous organiserez votre séminaire d’entreprise, pensez bien à toutes les options qui s’offrent à vous et à celle qui est la plus adaptée au bon fonctionnement de la journée.

Organiser un séminaire d’entreprise demande une anticipation, une cohérence et une rigueur. En évitant ces erreurs courantes, vous mettez toutes les chances de votre côté pour créer un événement fédérateur et efficace.

Faire appel à une agence spécialisée comme LâchezPrise, c’est s’assurer d’un séminaire en Bretagne fluide, adapté à vos enjeux et pleinement réussi.

Vous souhaitez avoir un coup de main pour organiser votre séminaire d’entreprise ? Nous sommes là pour vous !

Pour garantir la réussite de votre séminaire d’entreprise faites confiance à notre équipe LâchezPrise !

LâchezPrise, c’est 8 ans d’expérience et plus de 8 000 personnes encadrées et satisfaites ! Nous prenons en charge l’organisation de A à Z (planification, réservation des lieux, gestion des prestataires, animation le jour J…). Ainsi, vous aussi vous pouvez profiter en toute tranquillité !

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